Preguntas Frecuentes
1. ¿Cómo registro en el SECOP los contratos/acuerdos/convenios interadministrativos?

El contrato/acuerdo/convenio interadministrativo es un contrato celebrado bajo la modalidad de contratación directa. En consecuencia, el registro en el SECOP debe hacerse en esa modalidad.

La entidad responsable del registro de los contratos/acuerdos/convenios interadministrativos es la entidad que solicita el bien o servicio a otra entidad estatal.


2. ¿Cómo registro en el SECOP las operaciones en Bolsa de Productos?

La operación en Bolsa de Productos no debe registrarse en el SECOP. Sin embargo, las Entidades Estatales deben registrar los contratos suscritos con los comisionistas de la Bolsa de Productos en la modalidad de régimen especial.


3.¿Cómo registro en el SECOP los contratos de comodato?

La firma de un contrato de comodato no está precedida de un proceso de selección. Los contratos de comodato deben registrarse en el SECOP en la modalidad de contratación directa, en contratos con único proveedor, en otro tipo de contrato y debe indicar que es un comodato.


4. ¿Cómo opera la ley de garantías en materia de contratación?

El artículo 2 de la Ley 996 de 2005 (Ley de Garantías) establece que la campaña presidencial inicia 4 meses antes de la primera vuelta de las elecciones presidenciales y hasta la realización de la elección en la segunda vuelta, si a ello hay lugar.

La Ley de Garantías prohíbe a todos los entes del Estado la contratación directa durante el período de la campaña excepto por la contratación para la defensa y seguridad del Estado, los contratos de crédito público, los requeridos para cubrir las emergencias educativas, sanitarias y desastres. Esta prohibición se extiende a la celebración de convenios administrativos para la ejecución de recursos públicos (artículo 38 de la Ley 996 de 2005).

Las prórrogas, modificaciones o adiciones, y la cesión de los contratos suscritos antes del período de la campaña presidencial no están prohibidas (artículo 3.4.2.7.1 del Decreto 734 de 2012).

De acuerdo con la información disponible en la página web de la Registraduría, la primera vuelta de las próximas elecciones presidenciales es el domingo 25 de mayo de 2014. En consecuencia, la campaña inicia el 25 de enero de 2014 y a partir de esa fecha opera la prohibición mencionada.

En el caso en que el Presidente o el Vicepresidente de la República manifiesten su interés de participar en las elecciones, esta prohibición opera a partir de la fecha de dicha manifestación de interés para la Presidencia de la República y la Vicepresidencia.


5. ¿Están las Instituciones Educativas obligadas a registrarse y a publicar su actividad contractual en el SECOP?

Sí. Las instituciones educativas contratan con recursos públicos y en consecuencia, deben publicar su actividad contractual en el SECOP de acuerdo con la modalidad de que se trate.

Estas instituciones pueden contar con un régimen especial si ejecutan recursos de los Fondos de Servicios Educativos de que trata la Ley 715. Los contratos ejecutados con estos recursos deben publicarse en el SECOP como actividad contractual en la modalidad de régimen especial.


6. ¿Qué requisitos debe cumplir un particular para contratar la ejecución de obras civiles con una entidad estatal?

El particular interesado en contratar con una entidad estatal la ejecución de obra pública no puede estar incurso en las inhabilidades e incompatibilidades para contratar establecidas en la ley y dependiendo de la modalidad de selección utilizada, debe estar inscrito en el Registro Único de Proponentes. Adicionalmente, el particular debe participar en el correspondiente proceso de contratación, cumplir con sus términos y condiciones y ser el adjudicatario del proceso.


7.¿Todas las entidades públicas deben publicar su actividad contractual en el SECOP?

La actividad contractual de las entidades que ejecutan recursos públicos debe estar publicada en el SECOP de acuerdo con lo establecido en la Ley 1150 de 2007 y en el Decreto Ley 019 de 2012.

La obligación de publicar los contratos en el Diario Único de Contratación fue eliminada y reemplazada por la obligación de hacer tal publicación en el SECOP.


8. ¿Pueden las entidades estatales publicar su actividad contractual a través de medios diferentes al SECOP?

El artículo 223 del Decreto Ley 019 de 2012 establece que los contratos estatales sólo se publicarán en el SECOP cumpliendo con el objetivo de eliminar trámites y costos para los ciudadanos.


9.¿En qué horario puedo publicar en el SECOP?

El SECOP está habilitado las 24 horas del día, 365 días al año.


10. ¿En qué formato debo publicar en el SECOP los Documentos del Proceso de Contratación?

PDF, Excel, MP3, Autocad, imágenes TIFF, Power Point y ASF.


11. ¿Cómo cierro un expediente en el SECOP cuando el tipo de contrato suscrito no requiere liquidación?

El último estado de estos contratos debe ser “Terminado sin liquidar” y la entidad contratante debe mostrar en el SECOP en el tipo de terminación la opción “Normal”. Posteriormente, al marcar el “Acto de archivo”, la entidad estatal debe indicar que el contrato no requiere acta de liquidación.


12. ¿Qué debo hacer si el SECOP no está disponible cuando debo hacer la publicación de acuerdo con el cronograma del Proceso de Contratación?

El SECOP ofrece un certificado de indisponibilidad en caso de presentar fallas. La entidad estatal puede descargar el certificado de indisponibilidad a través del ícono de Compradores/ Información de Interés / Certificado de Indisponibilidad (www.colombiacompra.gov.co/compradores).

La entidad puede modificar el cronograma del Proceso de Contratación para ajustarlo con ocasión de la indisponibilidad del SECOP. Para el efecto debe publicar el cronograma ajustado junto con el certificado de indisponibilidad.


13. ¿Puede una entidad solicitar la eliminación de su cuenta para publicar en el SECOP?

Sí pero sin el registro en el SECOP la entidad no puede cumplir con la obligación de publicar los Documentos del Proceso de Contratación en los términos de ley.


14. ¿Puedo eliminar los documentos publicados en el SECOP?

Sí, cuando la publicación obedece a un error bien sea porque: (i) el Proceso de Contratación no está sujeto a publicidad por disposición legal; o (ii) los documentos publicados no correspondan al Proceso de Contratación en el cual fueron incluidos. En este último caso los documentos siempre estarán disponibles en el “reporte de modificaciones” del Proceso de Contratación respectivo.